Au sein de l’Union Européenne, les citoyens ont déjà le droit de demander l’accès à leurs données et d’exiger des entreprises qu’elles leur fassent parvenir toutes les données personnelles qu’elles détiennent à leur sujet. Par ailleurs, ils peuvent demander l’objectif pour lequel les données sont utilisées et quelles sont les entreprises qui y ont accès. Ces demandes vont bientôt avoir une résonnance mondiale puisque le Règlement général sur la protection des données personnelles (GDPR) renforce les droits des propriétaires de données sur leurs informations personnelles et va imposer un délai d’un mois aux entreprises pour répondre aux demandes d’accès (SARs). Mais ce délai risque d’être complexe à respecter car les entreprises n’ont que très peu de visibilité concernant les données qu’elles détiennent et leur localisation.

Etre capable de répondre aux demandes d’accès en temps et en heure est une des exigences clés de GDPR et il existe plusieurs façons dont les entreprises se préparent à devenir conformes à cette réglementation. Une récente étude de Veritas révèle notamment que les entreprises dans le monde entendent insuffler une véritable culture de la conformité en interne. Pour en savoir plus sur les résultats de cette étude, cliquer ici.

Selon une autre étude Veritas, les données continuent de croître à un taux annuel de 49% par an dans le monde[1]. Par conséquent, les entreprises stockent toujours plus de données on-premises ou sur un ou plusieurs clouds. Cette fragmentation limite la visibilité des entreprises sur les données qu’elles possèdent et leur localisation. Retrouver des données personnelles dans les délais impartis devient alors un véritable défi.

La dernière version de la plateforme eDiscovery de Veritas adresse cette problématique en permettant aux entreprises d’identifier rapidement les données personnelles et d’examiner quelles sont celles qui doivent être communiquées et ce qui peut être légalement refusé. De plus, la plateforme délivre un ensemble de réponses électroniques adressant les exigences de demandes d’accès de façon à ce que les entreprises puissent assurer leur conformité, éviter les sanctions réglementaires et préserver leur réputation.

La recherche des données facilitée grâce à la classification de données intégrée
La plateforme eDiscovery de Veritas est désormais totalement intégrée avec le moteur de classification Veritas qui fournit les informations les plus précises sur les risques liés aux données, qu’elles soient localisées sur site ou dans le cloud. Avec cette nouvelle intégration, les clients peuvent rapidement identifier et baliser leurs données en s’appuyant sur une large variété de modèles de classification pré-configurés. Ainsi, les informations sensibles ou présentant des risques sont correctement gérées et protégées. La plateforme permet également de répondre aux demandes d’accès en localisant les données personnelles partout dans l’entreprise et en déterminant celles qui doivent être conservées ou supprimées.

Cette avancée technologique aide les entreprises à réduire le nombre global de fichiers requis pour l’examen des données en extrayant uniquement celles nécessaires pour l’entreprise. En outre, les clients peuvent hiérarchiser leurs priorités de révision en classant les éléments les plus pertinents à analyser. Cette innovation est essentielle pour aider les entreprises à se conformer aux directives de conformité des nouvelles réglementations telles que GDPR.

Une recherche et une édition rapides des données pour répondre aux demandes dans les délais imposés

La dernière version de la plateforme eDiscovery inclut un nouvel ensemble d’outils de révision et d’édition permettant un examen des données plus intelligent et plus rapide. La fonctionnalité Bulk Redaction peut automatiquement passer en revue un ensemble de données et masquer toutes les données sensibles dans des catégories prédéterminées par le réviseur sur l’ensemble du corpus en une seule fois. Ainsi, les entreprises sont assurées de ne pas laisser passer des données qui devraient être dissimulées (telles que des données personnelles concernant une autre personne) lorsqu’elles répondent aux demandes d’accès.

En outre, la plateforme eDiscovery inclut désormais des codes d’édition prédéfinis pour assurer la cohérence tout au long du processus d’examen des documents et pour démontrer aux personnes ayant formulé une demande pourquoi certains éléments ont été refusés. Cette version comprend également de nouvelles fonctionnalités d’annotation qui simplifient la manière dont les gestionnaires de dossiers marquent les documents de révision et partagent les notes les uns avec les autres pour une meilleure collaboration lorsqu’un ensemble de données nécessite l’intervention de plusieurs réviseurs.

La plateforme Veritas eDiscovery est disponible dès à présent sous forme de logiciel ou d’appliance. C’est une solution complète pouvant être déployée en moins de 24 heures.