Avec Retarus Email Archive et ses puissantes fonctions de recherche, les administrateurs sont en mesure d’accéder aux mails archivés et de les retrouver en quelques millisecondes et quelques clics, même si le volume de messages stockés est considérable. Cela vaut pour toute la durée de l’archivage, quel que soit le système de messagerie utilisé, que les employés aient quitté l’entreprise entre-temps ou qu’un compte de messagerie ait été désactivé. Les emails contenant des informations sensibles - par exemple ceux des membres du Conseil d’Administration ou des candidats à un poste, peuvent être entièrement exclus de l’archivage. Les critères de recherche peuvent être restreints avec un haut degré de granularité pour répondre aux exigences de l’entreprise ou aux dispositions relatives à la protection des données.

Techniquement, cette solution a pour but de faciliter sur le long terme le stockage automatique et fiable des emails (entrants, sortants et en interne) dans leur format d’origine, y compris les données SMTP. Le traitement parallèle garantit une livraison sans retard et l’archivage des emails dans les datacenters de Retarus, redondants et implantés partout à travers l’Europe. Les correspondances électroniques sont stockées et protégées contre tout accès non autorisé par un système de cryptage hybride. Les clients ont également la possibilité d’utiliser leurs propres clés de cryptage.
L’accès des administrateurs se fait exclusivement selon le principe des « quatre yeux ». Tous les accès et toutes les opérations de lecture sont enregistrés de manière détaillée, permettant de suivre les communications électroniques de l’entreprise de manière infalsifiable et prête à l’audit. Les messages sont archivés et consultables pendant dix ans ou jusqu’à la fin de la période contractuelle, conformément aux exigences légales en matière de conservation des documents. Ils sont ensuite supprimés conformément à la loi. Le transfert de données vers et depuis l’infrastructure informatique du client est, quant à lui, crypté.

Une interaction transparente avec Email Security et Email Encryption
L’utilisation de Retarus Email Archive rend les entreprises conformes aux réglementations internationales en matière de protection des données, telles que le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE et les différentes normes sectorielles et directives internes de l’entreprise. La combinaison du service avec d’autres fonctions offertes par la Secure Email Platform de Retarus propose des avantages supplémentaires. Par exemple, avant d’être archivé, chaque email est examiné minutieusement à la recherche de logiciels malveillants, au moyen des mécanismes de protection complets fournis par Retarus Email Security Services. Grâce à Retarus Email Encryption, les messages entrants sont décryptés de manière centralisée via la plateforme cloud avant d’être placés - dans leur format d’origine et avec toutes leurs pièces jointes - dans l’archive, qui est elle-même cryptée. Contrairement au décryptage des messages sur le client de l’utilisateur, cela garantit l’accès futur au message à tout moment, indépendamment du fait que la clé privée respective existe encore au moment de la recherche.