Comme pour Microsoft SharePoint on-premises, les processus et les workflows dans Office 365 restent inchangés. Lorsqu’un document est téléchargé, une copie virtuelle du document original (vDoc) est créée. Ce vDoc contient uniquement les métadonnées du document original (comme les mots-clés ou les classifications), sans son contenu confidentiel. Les utilisateurs autorisés peuvent travailler avec vDoc de manière transparente et sécurisée dans Office 365, par exemple. Le document original au contenu sensible est d’abord chiffré, puis divisé en plusieurs parties (fragments) à l’aide d’un module de stockage défini par logiciel (SDS) et stocké sur des serveurs locaux sélectionnés par l’utilisateur ou dans Microsoft Azure Blob Storage. L’entreprise détermine sur quels serveurs sont stockées ses données originales cryptées ou ses fragments. Avec R&S Trusted Gate, les entreprises soumises à des mesures de sécurité critiques ou réglementées peuvent également travailler dans le cloud public, où les fragments du fichier original qui nécessite une protection supplémentaire sont stockés de manière à pouvoir répondre aux exigences. Comme par exemple l’exigence de conserver ses données dans son propre Datacenter.

Alignement : Le réglementations (internationales) et le Cloud public

Les documents peuvent être automatiquement chiffrés à l’aide d’Azure Information Protection lorsqu’ils sont classifiés. R&S Trusted Gate permet même d’effectuer des recherches plein texte sécurisées dans les documents cryptés. Les droits d’accès sont définis pour les personnes ou groupes concernés - lorsque le document est téléchargé, il est ensuite décrypté de manière transparente pour les utilisateurs autorisés. Le niveau de sécurité correspondant des fichiers peut être défini automatiquement par une classification. Un autre avantage est le respect des réglementations et des règles de conformité. Les données hautement sensibles ne quittent pas l’espace juridique sécurisé.