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Optimiser et sécuriser le télétravail grâce à Iron Mountain
septembre 2020 par Marc Jacob
Le télétravail n’en finit plus d’être d’actualité ! La crise sanitaire et le confinement ont considérablement popularisé cette façon de travailler. Mais si le travail à domicile s’est révélé pour beaucoup de sociétés comme un moyen efficace de poursuivre leur activité, des bonnes pratiques doivent être adoptées pour garantir la fluidité et la confidentialité des données. Des solutions technologiques existent sur le marché qui permettent d’aider les entreprises à surmonter les obstacles.
Pour autant, travailler de chez soi nécessite de relever trois défis :
• gérer la gouvernance de l’information avec la mise en place d’outils de communication et la diffusion de bonnes pratiques,
• garantir la continuité de l’activité en organisant l’accessibilité aux informations et, enfin,
• assurer la sécurité et la confidentialité des données. Pour ce faire, il faut avant tout adopter de bons réflexes de sécurité, en limitant par exemple le recours à l’impression, en utilisant du matériel approuvé par l’entreprise ou encore en mettant en place un VPN... Il est important également, si nécessaire, d’utiliser une clé USB cryptée et trouver un endroit sécurisé pour travailler.
Une multiplicité de solutions pour répondre aux différents besoins de l’entreprise
Afin de répondre à ces enjeux, Iron Mountain, spécialiste de la conservation, de la protection et de la gestion de l’information et des documents, a développé une suite logicielle permettant de traiter, gérer, consulter les informations à distance et ainsi assurer la continuité des activités de l’entreprise.
Les flux d’informations, hybrides par essence, sont unifiés en vue d’un patrimoine informationnel unique. Le courrier papier par exemple, peut ainsi être rerouté via un traitement numérique avant d’être diffusé. Il est également possible de partager à distance des documents originaux ou des copies de façon entièrement sécurisée.
La suite se décline en quatre offres complémentaires :
• Distribution digitale – permettant aux salariés d’accéder aux documents
• Salle de courrier digitale – distribution du courrier adressé au bureau ou en accès restreint
• Iron Mountain Insight® Essential Edition – un service de numérisation et de stockage Cloud géré et sécurisé par l’équipe d’Iron Mountain
• Copie Fidèle - cette solution permet aux équipes d’accéder aux documents originaux ; dans ce cas, l’ensemble des opérations est contrôlé et tracé, de la saisie du document et à son stockage en passant par sa numérisation.
L’objectif est à la fois de protéger les équipes, l’intérêt des clients, l’entreprise et ses documents grâce à un traitement adapté en fonction des besoins.
