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Etude d’Iron Mountain/AIIM : un tiers des entreprises ne font rien pour encadrer les messages sur les réseaux sociaux et les échanges de fichiers via les services de partage en ligne
February 2015 by Iron Mountain
Même si les entreprises sont plus nombreuses que les consommateurs à adopter les
plateformes de collaboration et les communications numériques[i], une entreprise sur
trois n’a toujours pas de responsable officiel de la gouvernance des contenus
échangés par messagerie instantanée (39%), sur terminaux mobiles (32%), via les
réseaux sociaux (28%) et dans le Cloud (33%), d’après une nouvelle étude d’Iron
Mountain, le spécialiste des services de conservation et de gestion de
l’information.
Cette étude[ii], réalisée par AIIM, communauté mondiale représentative des
professionnels de l’information, révèle qu’un peu moins d’une entreprise sur dix
néglige les règles élémentaires d’encadrement de l’information, à savoir les données
des clients, les transmissions par e-mail ou les publications sur les sites Web
publics.
Maintenant que les messages au format texte ont valeur d’enregistrement légal et
qu’ils sont soumis aux mêmes règles de protection des données, de conformité et de
conservation que les documents professionnels papier et les fichiers électroniques,
le défaut de surveillance et de principes de responsabilité clairs peut mettre à mal
la sécurité de l’information et nuire gravement au statut de conformité et à l’image
de la société négligente.
L’étude dresse un état des lieux des volumes et de la diversité des types
d’information qui transitent par ces nouveaux canaux. En Europe, une entreprise
utilise 37 services différents de partage de fichiers et 125 services de
collaboration en moyenne. Quatre millions d’entreprises dans le monde utilisent
Dropbox[iii]. En plus de ces nouveaux services, les entreprises continuent
d’utiliser les anciens outils de communication, si bien que l’an dernier, les
salariés ont émis et reçu 121 e-mails par jour au total.
Sachant que les données publiées et distribuées via ces nouveaux canaux sont des
preuves recevables lors de poursuites en justice, dans le cadre de délits d’initiés,
de fuites d’informations confidentielles ou d’infraction aux bonnes pratiques, il
est vital d’encadrer leur usage par des règles de gouvernance strictes.
« Il faut appliquer aux informations créées et distribuées via ces nouveaux canaux
les mêmes règles strictes de gestion, de stockage, de rétention et de récupération
des contenus que celles mises en œuvre et observées pour les dossiers et les
archives plus traditionnels », explique Edward Hladky, Directeur Général d’Iron
Mountain France. « Ce ne sera pas toujours évident pour les entreprises de
déterminer quels messages sociaux doivent être enregistrés et archivés pour
consultation ultérieure surtout que beaucoup de ces organisations sont déjà
submergées par d’énormes volumes d’information dans de multiples formats. Mais
négliger cet aspect revient pour elles à s’exposer à des niveaux de risques
inacceptables. »
Iron Mountain et AIIM recommandent de se référer à la liste ci-après pour s’assurer
que l’information est gérée d’une manière responsable :Décidez quel est le service
responsable de chaque type de contenu, de la gestion des informations et de la
conservation des dossiers : service IT, direction juridique/conformité, direction
marketing ou DRH ?Classez les contenus par degré de sensibilité et priorité et
concentrez-vous sur les dossiers prioritaires les plus confidentiels et/ou
stratégiquesFaites appliquer des règles strictes de capture, de rétention et de
destruction des donnéesAutomatisez l’exécution des règles de rétention et de
destructionMettez en place un système ECM/ERM en remplacement des échanges de
fichiers informelsCréez des règles claires et communiquez ces directives aux
salariésSi besoin, sollicitez un prestataire extérieur pour la gestion et le
stockage de vos données
