Le passage soudain au travail distribué ne se fait pas sans difficulté pour les équipes. Dans une étude de The Economist Intelligence Unit, les télétravailleurs citent notamment l’augmentation des heures et du volume de travail, le risque de mauvaise communication et la difficulté à travailler avec plusieurs collaborateurs. Dropbox souhaite adresser ces problématiques avec Dropbox Spaces 2.0, de nouveaux workflows, et de nouvelles fonctionnalités et certifications en matière de sécurité d’entreprise.

Améliorez le travail d’équipe avec Dropbox Spaces 2.0

Dropbox a dévoilé le nouveau Dropbox Spaces, l’espace de travail virtuel qui rassemble les équipes et les projets. S’appuyant sur la vision exposée l’année dernière, le produit évolue afin d’aider les équipes à simplifier leur travail, à organiser leur journée et à rester connectées pour faire avancer les projets. Présenté à l’origine comme une évolution du dossier partagé, Dropbox Spaces est désormais un produit autonome qui permet aux équipes de collaborer avec des personnes internes et externes, du lancement d’un projet à sa livraison. Dropbox Spaces reprend les fonctionnalités de collaboration les plus appréciées de Dropbox et les rassemble dans un produit unique. Ces fonctionnalités incluent :

• Spaces : créez un Space de projet pour rassembler l’équipe interne, les clients externes, les contenus, le planning et les tâches d’un projet au même endroit. Vous bénéficiez ainsi d’une interface intuitive où les équipes peuvent collaborer à mesure que le projet progresse.
• Tâches : organisez les tâches à accomplir afin de livrer vos projets dans les temps. Créez, gérez, attribuez et commentez les tâches de vos différents projets. Joignez-y des fichiers et gérez vos listes de tâches personnelles.
• Contenus : trouvez, ajoutez et gérez rapidement toutes les informations pertinentes sur un projet donné. Les utilisateurs peuvent facilement ajouter des fichiers (traditionnels ou cloud comme des Google Docs) directement dans un Space, et rechercher des fichiers dans tous les projets.
• Réunions : rejoignez, organisez et assurez le suivi des réunions depuis vos Spaces. Centralisez les informations importantes (ordre du jour, tâches à effectuer et participants) dans des modèles de réunion personnalisables et ajoutez ces documents directement à vos Spaces de projet. Synchronisez automatiquement les documents de réunion avec les calendriers des participants afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.
• Mises à jour : tenez-vous au courant grâce à une vue d’équipe partagée sur le travail en cours et aux mises à jour sur les projets. Joignez des fichiers aux mises à jour que vous publiez, répondez aux commentaires avec du texte, un émoji ou un lien vers un fichier.

Dropbox Spaces 2.0 est actuellement disponible en version bêta. Cliquez ici pour y accéder.

Dropbox étend la disponibilité de certaines fonctionnalités aux utilisateurs Dropbox Business pour aider les équipes à rester productives. Parmi elles :
• App Center : plus de 30 nouvelles applications ont été ajoutées au Dropbox App Center pour encourager les équipes à découvrir et connecter plus de 70 outils best-of-breed des partenaires Dropbox (désormais disponible en version bêta pour certains utilisateurs Dropbox Business Standard et Advanced).
• Personnalisation du partage : de nouvelles améliorations permettent aux entreprises de donner davantage de visibilité à leur marque et aux administrateurs de laisser les membres d’équipe personnaliser leurs fichiers partagés avec le logo, le nom d’entreprise et l’image d’arrière-plan de leur choix (désormais disponible avec les forfaits Dropbox Business Advanced et supérieurs).
• Trafic et informations : les utilisateurs peuvent maintenant consulter le nombre de vues et de téléchargements de leurs fichiers partagés (désormais disponible avec les forfaits Dropbox Business Advanced et supérieurs).
• Suivi de dossier : les utilisateurs peuvent recevoir une notification à chaque nouvelle activité enregistrée dans leurs dossiers partagés les plus importants pour ne rien rater (désormais disponible pour tous les utilisateurs Dropbox).
• Sauvegarde de l’ordinateur : les équipes peuvent sauvegarder automatiquement leurs dossiers Bureau, Documents et Téléchargements locaux dans Dropbox pour y accéder où qu’elles soient et les récupérer facilement en cas de panne ou de vol de leur ordinateur (désormais disponible pour toutes les équipes Dropbox Business).
• Dropbox Passwords bêta : les membres peuvent désormais stocker leurs mots de passe dans un emplacement sécurisé, les synchroniser sur tous leurs appareils et y accéder partout (désormais disponible en version bêta dans les forfaits Dropbox Business ayant accès en avant-première à la fonctionnalité).
Nouvelles fonctionnalités HelloSign :
• Complément HelloSign pour Microsoft Word : les utilisateurs HelloSign peuvent désormais intégrer les signatures électroniques directement dans leurs documents Word. Il leur suffit d’accéder au magasin de compléments Office depuis Word et d’installer HelloSign. Tous les utilisateurs HelloSign peuvent envoyer jusqu’à 3 demandes de signatures gratuites par mois.
• Nouvelle expérience de préparation et d’envoi : les utilisateurs HelloSign bénéficient d’une nouvelle expérience qui les guide, étape par étape, à travers le processus d’importation, de préparation et d’envoi de documents pour signature.

Ces nouvelles fonctionnalités sont disponibles pour tous les utilisateurs HelloSign à partir d’aujourd’hui. Grâce à ces améliorations, les équipes distribuées peuvent faire signer leurs contrats à distance encore plus facilement.

Dropbox lance également de nouvelles fonctionnalités de sécurité qui aideront les entreprises à assurer la confidentialité et la sécurité des employés, et à gérer des équipes distribuées. Ces fonctionnalités incluent :
• Alertes et notifications : les administrateurs peuvent détecter en temps réel les comportements suspects, les activités à risque et les fuites de données potentielles.
• Classification des données : les administrateurs peuvent détecter les données personnelles et sensibles afin de prendre les mesures de protection adaptées.
• Rapports sur le partage externe : les administrateurs bénéficient d’une vue globale sur la façon dont les données sont partagées à l’extérieur de l’entreprise (notamment qui les partage et quand, et quels types de fichiers sont partagés).
• Conservation des données : cette fonctionnalité vient compléter les outils de gouvernance des données Dropbox pour empêcher la suppression accidentelle de données qui, conformément à la réglementation, doivent être conservées pendant une période donnée (désormais disponible pour toutes les équipes Dropbox Business en tant d’option payante).
Les administrateurs intéressés peuvent s’inscrire pour accéder dès maintenant à ces fonctionnalités de sécurité en version bêta.

En outre, Dropbox a annoncé la conformité avec de nouvelles normes de sécurité et de confidentialité, notamment la certification ISO 27701, Cloud Security Alliance GDPR Code of Conduct, NIST 800-171 et FDA 21 CFR Part 11. Grâce à ces nouvelles certifications, vous avez la garantie que Dropbox respecte les normes de sécurité d’entreprise les plus strictes.

Alors que les entreprises du monde entier s’adaptent au travail distribué, Dropbox est en première ligne pour développer la technologie qui répondra à leurs besoins. Dropbox offre un espace organisé qui centralise les contenus des équipes et la collaboration autour de ces contenus. Pour en savoir plus sur Dropbox Spaces, cliquez ici. Pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités pour les équipes distribuées, cliquez ici.