Certains documents personnels doivent être stockés de manière à être protégés
contre la suppression et la manipulation (selon les périodes de conservation
légales). Cela s’oppose au droit individuel à l’effacement. Avec les composants
Doxis4 pour la suppression et la gestion du stockage, les entreprises peuvent
répondre aux deux exigences. Doxis4 SafeLock permet aux entreprises de supprimer des informations archivées à l’épreuve des audits tout en garantissant la
traçabilité et la conformité avec le RGPD.

La solution SER permet aux entreprises de gérer automatiquement les règles de
conservation et les délais de suppression, par exemple pour les contrats. De plus,
il est également possible de configurer des verrous de suppression pour une durée
illimitée pour un document. Si la période de conservation des informations
personnelles est inconnue, Doxis4 SafeLock protège les documents sensibles des
modifications, même s’ils n’ont pas de délai de rétention. Le verrou de
suppression peut être supprimé si, par exemple, un client ou un employé demande
la suppression conformément au RGPD. La suppression de documents peut être
automatisée, complète et traçable. La suppression n’a lieu que si le document ne
doit pas être stocké pour remplir d’autres obligations légales (par exemple, les
délais de conservation : voir l’article 17 paragraphe 3 du RGPD de l’UE).

En un seul clic, Doxis4 peut également fournir aux clients, aux employés et aux
partenaires leurs données personnelles sensibles et leurs documents sous une forme
structurée. Les entreprises sont donc toujours en mesure de donner des informations
tout en générant une preuve importante de qui a consulté et modifié quel
document et quand.